• Lien pour accéder : https://ville-joie.com/login 
• Nom d’utilisateur et mot de passe individuel dans le courriel de chaque personne, lien disponible sur le OneDrive de Réservations : Identifiants accès boutique 
• Simon et Paola sont les administrateurs, ils ont plus d'options pour modifier les paramètres des produits. 

Réservation par heure – équipement nautique :

• Nautique : offre une seule plage horaire (13h à 16h).

**Service taxable, les taxes sont incluses dans le prix.

Réservation par jour - salles :  

• Les salles ne sont pas taxables. 
• Produit avec calendrier, le client peut choisir une seule date à la fois (possibilité de paramétrer un produit et choisir plusieurs dates à la fois). 
• Un bloc de décoration (la veille) implique de bloquer la salle une journée complète, la salle reste indisponible pour une 2e location.
  
• L’augmentation de prix selon la saison est automatique. 
• Cocher la case de la tarification PROMO pour appliquer le rabais (horaire PROMO : lundi au jeudi de 9h à 17h). Si le client veut rester la soirée, la PROMO ne s’applique pas.
  

Réservation par nuitée - chalets et forfaits (auberge + salle + cuisine) :

• Les chalets ne sont pas taxables. 
• Produit avec le calendrier, il oblige le client à choisir une date d’arrivée et une de départ différente.
• Après avoir effectué la réservation, la date de départ reste disponible dans le calendrier pour une deuxième location. 
• L’augmentation de prix et les choix de nuitées obligatoires selon la saison est automatique, le système va sélectionner deux nuitées en haute saison (15 mai au 15 sept. et 15 déc. au 15 janv.).

 Réservation de produits simples – services supplémentaires :

• Services taxables, tous les prix ont les taxes incluses. 
• Tous les services du document à l'interne des services supplémentaires sont disponibles. 
• Ils n’ont pas de calendrier, mais ils permettent de choisir une quantité. 
• * L’ajoute se fait à l’interne, le 100% du prix s’applique sur une des deux factures (sauf si demande du client, il faut donc dans ce cas l’ajouter dans la seconde facture). 
• Le bloc d’animation demande des taxes pour les adultes, mais pas pour les enfants.
  
  Le "Checkout" est standard pour tous les services :
• Les questions pour facturation, heure d’arrivée, type d’évènement, signature des règlements, etc. sont les mêmes pour tous les services offerts.  

Réservation et paiement du client par la boutique : 

Un courriel est envoyé avec les informations de paiement à [email protected], il faut accepter le paiement max. 7 jours après la réservation :

• Déplacer le courriel au dossier RÉSERVATIONS BOUTIQUE EN LIGNE.
• L'état de la commande doit être en orange marqué "en attente".
• Avant d'accepter le paiement et le mettre "en cours", il faut vérifier les détails de la réservation suivants :

1. Heure d'arrivée et de départ : si le client ne respecte pas nos horaires, il faut le contacter et lui indiquer nos horaires. Il faut ainsi procéder quand il envoie une réponse d'acceptation.
2. Type d'évènement : les initiations d'étudiants ne sont pas acceptées. Pour autres types d'activités d'étudiants, il y une procédure spéciale (voir plus bas). 

Suivre la procédure ci-dessous pour accepter les paiements:

• Actions de commande ➥ en cours ➥ mettre à jour.
• Imprimer la facture (control P) et l'ajouter dans le cartable par date. 

Pour les activités d'étudiants (gala, etc) sauf les initiations (pas acceptées), il faut contacter le client et valider les informations suivantes avant d'accepter son paiement :

• Le type d'activité. Si on juge que l'activité est organisée et sans trop de risques, on peut accepter l'évènement en indiquant les 3 conditions ci-dessous :
• 500$ de dépôt de sécurité;
• La fête doit finir à maximum 1h00 du matin;
• Ils doivent avoir du personnel de sécurité.

• Menu Réservations ➥ ajouter une réservation.
• GUEST (laisser), choisir le produit ➥ créer nouvelle commande ➥ suivant. 
• Choisir la date ➥ cocher 35% ➥ cocher “send payment link” ➥ ajouter réservation. 
• Dans l'endroit de facturation, cliquer sur le crayon pour ajouter les coordonnées du client. 
• Envoyer facture au client (ne pas oublier): action de commande – email de facture/détail commande au client (va envoyer le lien de paiement avec l’acompte calculé). 

• Quand le client paye pour cette facture : on va recevoir à nouveau un courriel avec les informations de paiement Stripe, il faut la mettre "en cours" (valider le type d'évènement, l'heure d'arrivée, etc.).  

** Pour visualiser la facture complète, il faut l'envoyer à [email protected] : action de commande ➥ envoyer à nouveau notification de nouvelle commande.

• Si le client a déjà payé, on doit informer ce dernier de créer une nouvelle réservation.
• Si la facture n'est pas encore payée, il faut suivre la procédure suivante:

Réservation ➥ ajouter une réservation ➥ choisir le produit ➥ affecter cette réservation à une commande existante avec cet ID: (écrire le # commande) ➥ continuer la même procédure…

FORFAITS :

• Forfait dans la simplicité : Réservation ➥ ajouter une réservation ➥ choisir "forfait : salle, auberge et/ou cuisine"  ➥ répondre à la case de la cuisine "non". 
• Forfait Grand Confort : Réservation ➥ ajouter une réservation ➥ choisir "forfait : salle, auberge et/ou cuisine"  ➥ répondre à la case de la cuisine "oui".
• Forfait Pleine Rencontre et Base Complète : Réservation ➥ ajouter une réservation ➥ choisir "forfait : salle, auberge et/ou cuisine"  ➥ répondre à la case de la cuisine "oui".
• Ajouter les autres produits (affecter cette réservation à une commande existante avec cet ID) ➥ mettre toutes les cases de prix à 0$ ➥ ajuster les prix du forfait ainsi :
  

- Total à droit : 35% du prix total (acompte)
- Cost : montant total
- ph deposits full amount : montant total
- ph deposits full amount ex tax : montant total
- ph deponsit deposits amount ex tax : 35% du prix total
- ph remaining amount ex tax : 65% de la réservation

• Pour ajouter des services supplémentaires :

Accéder à la facture ➥ ajouter des produits ➥ chercher le produit par son nom ➥ sélectionner la quantité ➥  enregistrer (si problème, utiliser le bouton "mettre à jour")

• Pour ajouter des frais :

Accéder à la facture ➥ ajouter des frais ➥ écrire le montant  ➥ cliquer sur le crayon pour éditer le texte ➥ enregistrer (si problème, utiliser le bouton "mettre à jour")

** Si besoin d'envoyer la facture par courriel : vérifier le lien de paiement ➥ envoyer la facture au client (actions de commande - email facture/détails de la commande).

Facture de l’acompte :  

• Les informations et détails sur la réservation sont toujours ajoutés dans la 1ère facture : heure d’arrivée, type d’évènement, commentaires et demandes spéciales.  
•  Si le # de participant est 1, il faut valider avec le client, car il n’a pas indiqué l’information.  

 Facture finale :  

• Paiement sur place généralement (sauf si le client demande qu'on lui envoie le lien de paiement).
• Pour les ajouts de services supplémentaires avant l'arrivée du client, il faut les ajouter à la facture finale.
• Pour les services achetés sur place, pas besoin de les gérer par WooCommerce, alors écrire le paiement dans le rapport journalier avec le nom du client**.   

 REMARQUE : pour les factures qui ont plusieurs produits, NE PAS CLIQUER SUR ‘GENERATE REMAINING BALANCE INVOICE’ (en bas de chaque produit), parce que le système va créer des factures indépendantes. La facture finale unifiée apparaît lorsque la réservation change à “en cours”.

Accéder à la facture correspondante et cliquer sur le crayon à côté de "facturation"

➥ Moyen de paiement : AUTRE
➥ ID de paiement : montant, abréviation de méthode de paiement, date et initiales de l'employé.

Les états nous aident à identifier les statuts de paiement de chaque facture.   

• Attente de paiement : état automatique quand on fait une réservation à l’interne, cette dernière n’est pas payée. 
• Paiement du solde en attente : facture finale non payée.  
• En attente : état automatique qui indique que le client a réservé et payé. Pour l’encaisser, on doit mettre la commande “en cours”.  
• En cours : avise le client que la réservation a été acceptée et que l'acompte a été encaissé (vérifier que la commission est calculée par le système).
  * La facture finale (unifier si plusieurs produits) sera créée par le système une fois le dossier mis "en cours".
  * Chaque fois qu’on assigne cet état, un courriel est envoyé au client et à [email protected] 
• Terminé : Courriel de remerciement et d’invitation à revenir + lien d’évaluation. 

•  VISA : Visa 
•  MASTERCARD:  MC 
•  DEBIT : Débit 
•  VIREMENT INTERAC : V.I. 
•  TRANSFERT BANCAIRE : T.B.
•  CHÈQUE : CH 
•  ARGENT COMPTANT : AC 

Il y deux méthodes de recherche :

1. RÉSERVATIONS ➥ TOUTES LES RÉSERVATIONS : possibilité de filtrer par produit (choisir une visite) et par date exacte (les réservations commencent entre:  DE … À) 

2. WOOCOMMERCE ➥ COMMANDES : On peut chercher avec le nom du client et par N° de commande.

Lorsque on a trouvé la réservation, cliquer sur la réservation et voir à droit la section "additionnel".

• Accéder à la facture ➥ état ➥ annulé ➥ mettre à jour. 

• Si annulation totale : on peut laisser les éléments, car ils vont disparaître du calendrier. Écrire note explicative de l'annulation.

• Si annulation partielle : cliquer sur le X à droite de chaque location à annuler ➥ mettre à jour ➥ changer l'état à "en attente de paiement" ➥ si besoin, envoyer la facture au client (actions de commande - email facture/détails de la commande).

• Remboursement : l'acompte n'est pas remboursable sauf approbation de la direction. La gestion se fait seulement à travers Stripe, le compte est lié à l'ordinateur de l'accueil seulement.
• Il faut cliquer sur le lien de paiement qui est en bas du titre avec le # de commande. Paiement par Carte de crédit (100% sécurisée - Stripe) ….
• Une fois sur le dossier du client dans Stripe, choisir l'option "remboursement", écrire le montant, la raison, et accepter. 

CALCULATEUR DE TAXES.xlsx

En cas d’annulation, et ce, quel qu’en soit le motif, l’acompte (35 %) est pleinement conservé par Plein Air Ville-Joie (PAVJ) à titre de dédommagement. Un changement/déplacement de date est considéré comme une annulation. En ce sens, un nouvel acompte (35 %) sera à payer pour cette nouvelle réservation.

On n'accepte pas d'initiations.

Pour les autres activités étudiantes (gala, etc), il faut contacter le client et valider les informations suivantes avant d'accepter son paiement :

• Le type d'activité. Si on juge que l'activité est organisée et sans trop de risques, on doit indiquer les 3 conditions ci-dessous :
• 500$ de dépôt de sécurité;
• La fête doit finir à maximum 1h00.
• Présence de personnel de sécurité.

Pour faire une visite d'une ou plusieurs de nos installations, il faut écrire un courriel à [email protected] pour planifier la visite ou téléphoner au (819) 377-3987 (poste #103)

• Besoin de la cuisine?
• Besoin d'un traiteur?
• Besoin de services supplémentaires (nappes, ustensiles, cafétière, projetcteur, etc.)
• Combien de tables/chaises?
• ...

Bloc de décoration  

• Salle des Dominicaines : 300$
• Salle du Fleuve : 200$

Services supplémentaires 

• Nuitée en VR : 30$
• Nuitée en tente : 20$
• Chambre Auberge : 70$ par chambre
• Photocopies : 0.42$ + taxes (noir et blanc seulement)

Nos traiteurs partenaires sont à votre disposition et vous offrent un large choix de menus pour tous les budgets ! Contactez-les directement :

• Le Castel (819) 375-4921  le-castel.ca
• Paul Piché (819) 375-3413 paulpichetraiteur.com
• Les Délices du Boucher (819) 692-5471  delicesduboucher.com

250$ + taxes

Si vous nécessitez un Permis de réunion (ce dernier est REQUIS si vous désirez emporter et/ou consommer vos propres boissons alcoolisées dans les salles Dominicaines et Fleuve, car ces salles possèdent des permis d’alcool permanents, # d’établissement : 1209790).  Merci de suivre le lien ci-dessous pour faire parvenir votre demande à la Régie des Alcools, des Courses et des Jeux : https://pes.securitepublique.gouv.qc.ca/acolyte/facettes/permis/captcha.faces?sid=0AEGC989K4FYW

*Ne s’applique pas lors de la location de chalet.

Frais arrivée hâtive et départ tardif 

• 2 bâtiments : 400$
• 3 bâtiments et plus : 500$
• Dominicaines : 300$
• Fleuve : 200$
• Auberge/Bourgeois : 300$
• Colibri : 200$
• Cuisine commerciale : 100$

https://villejoie-my.sharepoint.com/personal/info_ville-joie_com/_layouts/15/onedrive.aspx?id=%2Fpersonal%2Finfo%5Fville%2Djoie%5Fcom%2FDocuments%2FR%C3%89SERVATIONS%20ET%20RAPPORT%20JOURNALIER%2FPlans%20salles%20et%20chalets

Voici le lien du formulaire à remplir : https://forms.office.com/r/hr6LaBmC7g

Basse saison: 1 Octobre au 30 Avril
Haute saison: 1 Mai au 30 Septembre

SCOUTS : 20% sur la tarification régulière (non jumelable à une autre promotion)
OBNL : 10% sur la tarification régulière (non jumelable à une autre promotion)

Nos prix incluent les taxes, sauf pour la location de la cuisine.

Un service de bar est proposé par Plein Air Ville-Joie lors d’une location de la salle des Dominicaines ou du Fleuve*. Mené par l’un de nos employés, c’est la formule qu’il vous faut pour avoir l’esprit tranquille!
Ainsi, vous n'aurez pas à gérer le service, les verres à débarrasser, la vaisselle par la suite, etc.

Ce service pratique, réservable au minimum 3 semaines à l’avance, vous offre une sélection de bières, vins et autres boissons alcoolisées. Au besoin, il est même possible de vous offrir un choix d’alcool personnalisé!

Si vous préférez apporter/consommer vos propres boissons alcoolisées, vous nécessiterez un Permis de réunion* (ce dernier est REQUIS dans les salles Dominicaines et Fleuve, car ces salles possèdent des permis d’alcool permanents, # d’établissement : 1209790).

Merci de suivre le lien ci-dessous pour faire parvenir votre demande à la Régie des Alcools, des Courses et des Jeux : https://pes.securitepublique.gouv.qc.ca/acolyte/facettes/permis/captcha.faces?sid=0AEGC989K4FYW

*Ne s’applique pas lors de la location de chalet et des autres salles.

• Il n'y a pas de taxe applicable sur la location des salles et des chalets.
• Toutefois, les taxes normales (TPS et TVQ = 14,975%) sont applicables sur les services supplémentaires (se référer au bas de la page de tarification).

Salle des Dominicaines : 

• Wi-Fi et une connexion internet filaire
• Système de son avec un micro
• Écran et projecteur
• Réfrigérateur (avec partie congélateur) et micro-ondes
• Petite machine à glace
• Îlot de service (comptoir, évier, guenilles, linges/savon vaisselle, sacs poubelle, etc.)
• Air climatisé
• Foyer au bois
• Terrasse
• Service de bar (sur demande)
• Espace dédié pour faire un feu sur la plage
• Tables & chaises (et leur montage initial si souhaité)
• Accès au site et à ses activités libres pour le/la locataire et ses invités

Salle du Fleuve : 

• Wi-Fi
• Système de son avec un micro
• Écran et projecteur
• Réfrigérateur (avec partie congélateur) et micro-ondes
• Petite machine à glace
• Îlot de service (comptoir, évier, guenilles, linges/savon vaisselle, sacs poubelle, etc.)
• Air climatisé
• Terrasse
• Service de bar (sur demande)
• Espace dédié pour faire un feu sur la plage
• Tables & chaises (et leur montage initial si souhaité)
• Accès au site et à ses activités libres pour le/la locataire et ses invités

Salle Desjardins :

• Wi-Fi
• Système de son portatif avec un micro (sur demande)
• Écran et projecteur portatifs (sur demande)
• Petit réfrigérateur et micro-ondes (sur demande)
• Air climatisé
• Tables & chaises (et leur montage initial si souhaité)
• Accès au site et à ses activités libres pour le/la locataire et ses invités
• Commodités au besoin (ex.: sacs poubelle)

Salon Rustique :

• Wi-Fi
• Système de son portatif avec un micro (sur demande)
• Écran et projecteur portatifs (sur demande)
• Petit réfrigérateur et micro-ondes (sur demande)
• Tables & chaises (et leur montage initial si souhaité)
• Accès au site et à ses activités libres pour le/la locataire et ses invités
• Commodités au besoin (ex.: sacs poubelle)

Préau :

• Wi-Fi
• Une prise électrique et une prise d’eau (boyau d'arrosage)
• Comptoir
• Tables & chaises (et leur montage initial si souhaité)
• Accès aux toilettes extérieures à proximité
• Accès au site et à ses activités libres pour le/la locataire et ses invités
• Espace dédié pour faire un feu adjacent au Préau
• Commodités au besoin (ex.: sacs poubelle)

Auberge :

• 42 lits simples divisés en 16 chambres sur 2 étages
• Literie de base : drap-housse, oreiller et taie (aucune couverture ni serviette incluse)
• 1 douche et 1 toilette par bloc de 2 chambres (4 ou 6 lits par bloc)
• 1 grande galerie arrière donnant sur le lac par étage
• Stationnement à proximité
• 1 brassée de bois incluse par nuitée
• Tables à pique-nique sur le site

Chalet Colibri :

• 4 chambres pour 14 lits simples
• 3 douches et 2 toilettes
• Cuisine toute équipée
• Salle à manger spacieuse
• Coin salon
• Literie de base : drap-housse, oreiller et taie (aucune couverture ni serviette incluse)
• Wi-Fi
• Stationnement à côté du chalet
• Site de feu extérieur situé derrière le chalet
• 1 brassée de bois incluse par nuitée
• 1 table à pique-nique
• Barbecue + 1 bonbonne de gaz propane
• Mobilier, tables et chaises
• Accès au site et à ses activités libres pour le/la locataire et ses invités

Chalet Bourgeois complet (aile A & aile B) : 

• Aile A : 28 lits simples divisés en 5 chambres
• Aile B : 30 lits simples divisés en 8 chambres
• Literie de base : drap-housse, oreiller et taie (aucune couverture ni serviette incluse)
• 3 douches et 3 toilettes dans chaque aile
• Cuisine toute équipée
• 1 salle de repas/rassemblement spacieuse dans chaque aile (cap. 40 personnes par salle)
• Wi-Fi
• Grande galerie avant couverte, donnant sur la plage et le lac
• Quelques espaces de stationnement devant le chalet
• Site de feu extérieur sur la plage devant le chalet
• 1 brassée de bois incluse par nuitée
• Tables à pique-nique
• Barbecue + 1 bonbonne de gaz propane par aile
• Mobilier, tables et chaises
• Accès au site et à ses activités libres pour le/la locataire et ses invités

Chaque micro-chalet contient/est équipé de (4 micro-chalets au total) :

1. Deux lits doubles superposés (l'un au-dessus de l'autre)
2. Literie de base : drap-housse, oreiller et taie (aucune couverture ni serviette incluse)
3. Éclairage (fonctionnant à batterie)
4. Pas d’électricité
5. Wi-Fi
6. Une table à pique-nique
7. Pour vos repas : réchaud au propane (deux ronds), mini-barbecue portatif, vaisselle pour 4 personnes, un grand poêle, deux chaudrons, etc.
8. Foyer extérieur dédié au micro-chalet
9. Une Brassée de bois par nuitée
10. Accès au bloc sanitaire incluant : toilettes, douches, buanderie, lavabos et comptoir pour vaisselle et un mini-frigo.
11. Accès au site et à ses activités libres pour le/la locataire et ses invités

Pour un moment productif entre collègues, nous proposons des salles pour les petites équipes (5 à 20 personnes) tout comme pour les plus grands groupes (80 à 200 personnes). Prenez note qu’un tarif réduit (PROMO) est disponible pour les locations de jour du lundi au jeudi de 9h00 à 17h00.

Traiteurs partenaires : Si le locataire souhaite utiliser le service d’un traiteur, PAVJ recommande au locataire d’avoir recours aux services de l’un de ses deux traiteurs partenaires, à savoir :

1. 1. Le Castel 1954
   2. Paul Piché Traiteur

Le cas échéant, le client devra les contacter directement afin de prendre entente directement avec l’un d’entre eux.

Bien sûr ! Notre site offre différentes possibilités pour tenir votre cérémonie en extérieur (parc, plage, etc.). Merci de nous contacter pour obtenir plus de détails à cet effet!

Sur demande, Plein Air Ville-Joie peut vous prêter gracieusement des jeux de société, ballons, pétanque, jeux de poches, tout comme divers équipements saisonniers, comme des traîneaux pour la glissade ou des trottinettes des neiges.

Liste de ce que l'on prête avec plaisir!

Pour pouvoir faire une visite d'une ou plusieurs de nos installations, il vous faut préalablement planifier la visite avec l’un.e de nos agent.e.s du service à la clientèle. Vous pouvez les rejoindre au [email protected] ou téléphoner au (819) 377-3987 (poste #103).

Cliquez ici pour connaître notre tarification 

• La cuisine commerciale est incluse dans le forfait Grand Confort (Auberge + salle Dominicaines + cuisine) ainsi que dans les forfaits Pleine Rencontre (Auberge + salles Dominicaines & Fleuve + cuisine) et Base complète. Pour réserver l'un de ces forfaits : https://ville-joie.com/forfaits/

• Si vous désirez louer seulement une des deux salles avec la cuisine, veuillez nous contacter par téléphone au 819-377-3987 poste #103 ou par courriel au [email protected]